Customer Communications Management
Communiceren met de klant
Het maken van planningen en het benaderen van klanten over het maken van een afspraak is een tijdrovende bezigheid. Helemaal omdat planningen in de praktijk regelmatig aangepast dienen te worden. Wilt u het maken van de planning en het op de hoogte brengen van de klant vereenvoudigen? Met onze nieuwe planning software tilt u het maken van planningen en hierover communiceren met de klant naar een hoger niveau.
Hoe Customer Communications Management werkt
De klant wordt aan de hand van de planning op het door u gekozen voorkeurskanaal geïnformeerd over de afspraak. Via dit kanaal kan de klant op een gebruiksvriendelijke manier tevens de afspraak bevestigen of verplaatsen. De juiste boodschap op het juiste moment brengen, helpt bij het verhogen van de klanttevredenheid en verlaagt het zogenoemde klant-niet-thuis-percentage.
In de Planning software is de klantcommunicatie volledig geïntegreerd en de timing van de verzending gekoppeld aan de plandatum van de opdrachten. Wijzigt er iets, doordat een monteur bijvoorbeeld onverhoopt niet op het afgesproken tijdstip langs kan komen, dan krijgt de klant hier direct een melding van. Deze handelingen worden ingeregeld via onze eigen communicatiesoftware tool Communication On Demand (COD). Dit geldt voor zowel de online als offline communicatie.
Klanten moeiteloos informeren, u beslist hoe
De klant informeren, dat kan op verschillende manieren. U heeft de mogelijkheid om klanten door middel van een brief, e-mail of sms op de hoogte te stellen van de ingeplande afspraak. Het aanmaken van dergelijke berichten is dankzij onze templates gemakkelijk en tijdbesparend. De tekst wordt voor u opgemaakt en verrijkt met variabele data zoals NAW, meternummer, plandatum en handtekening.
Dankzij de WHAT IF functionaliteit is het ook mogelijk om onderscheid te maken. Zo kunt u er bij sommige klanten voor kiezen om i.p.v. een brief een e-mail te sturen, doordat het e-mailadres bekend is. Ook kunt u variëren met de handtekening wanneer er meerdere (regio)managers binnen uw organisatie actief zijn.
Customer Communications Management: De klant schriftelijk informeren
Kiest u voor schriftelijke communicatie – ook wel print genoemd – dan kunt u gebruik maken van onze mail package. Zowel de brief als envelop worden in één handeling ‘inline’ geprint. Het geheel wordt vervolgens conform uw wensen en huisstijl verzonden. Hierbij kunt u kiezen uit diverse opties zoals verzending binnen 24 uur, verzending binnen 72 uur en/of aangetekend. Dankzij deze methode hoeft u geen briefpapier of enveloppen van opdrachtgevers op voorraad te hebben of deze te administreren.
U heeft vanzelfsprekend de mogelijkheid om zelf uw uitingen op te maken en deze te beheren of deze handelingen aan ons toe te vertrouwen. Dat is Customer Communications Management van PTI.
Informatie aanvragen
Of neem contact op met onze expert
