Planbord

Planbord

Het planbord is het centrale onderdeel van PTI GO en fungeert als het operationele hart waar alle planningsactiviteiten samenkomen.
Hier worden zowel de opdrachten als de buitendienstmedewerkers overzichtelijk weergegeven.

In de volgende paragrafen worden de belangrijkste onderdelen en functies van het planbord uitgebreid toegelicht.

Geplande afspraak​

Een ingeplande afspraak wordt in GO weergegeven als een afspraakblokje op het planbord.
Dit blokje bevat vier elementen waarmee je in één oogopslag belangrijke informatie over de afspraak ziet.

Afspraaktype

Het afspraaktype wordt visueel weergegeven via een kleurbalk bovenaan het afspraakblokje.
Deze kleuren zijn klantspecifiek en worden toegelicht in de legenda.

Achtergrondkleuren

De achtergrondkleur van het afspraakblokje geeft de communicatiestatus aan:

• Lichtblauw: niet gecommuniceerd naar de klant

• Lichtrood: gecommuniceerd naar de klant

• Geel: bevestigd door de klant

Afspraakstatussen

De status van een afspraak wordt weergegeven met een kleurbalk onderaan het afspraakblokje:

• Grijs: niet gepland

• Blauw: gepland

• Lichtpaars: onderweg

• Donkerpaars: aangekomen op locatie

• Groen: uitgevoerd

• Rood: niet uitvoerbaar

Reisstatussen

De reisstatus van een afspraak wordt aangegeven met een icoon op het afspraakblokje:

• Auto-icoon: onderweg

• Huis-icoon: aangekomen op locatie

• Pin-icoon: vastgezet (de opdracht is gefixeerd en wordt niet meegenomen in de optimalisatie)

Afspraak verplaatsen​

Je kunt een ingeplande afspraak eenvoudig verplaatsen door het blokje te slepen naar een andere datum of tijd.
Na het verplaatsen verschijnt een pop-up waarin je kunt kiezen om de afspraak te laten aansluiten op de vorige of volgende opdracht.
Als je geen keuze maakt, blijft de afspraak staan op de nieuwe gekozen tijd.

De pop-up toont aanvullende informatie zoals reistijd, reisafstand en datum/tijd, en voert vervolgens validaties uit:

• Bloktijden: controle of de afspraak binnen de gecommuniceerde bloktijden valt

• Werktijden: controle of de afspraak binnen de werktijden van de medewerker valt

• Afspraaktype: controle of de medewerker bevoegd is voor het afspraaktype

• Reistijden: controle of de reistijd past binnen de route

• Personengroep: controle of de medewerker onderdeel is van de juiste personengroep

 

Meerdere afspraken verplaatsen

Je kunt meerdere afspraken tegelijk verplaatsen.
Selecteer hiervoor meerdere afspraken met Ctrl + linkermuisklik of Shift + linkermuisklik.
Na selectie kun je ze gezamenlijk naar een andere monteur verplaatsen.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin de planningen van de geselecteerde monteurs worden weergegeven.
Op de achtergrond voert GO automatisch een lichte optimalisatie uit om de afspraken zo efficiënt mogelijk te verdelen.
Afspraken die niet in de nieuwe planning passen, worden automatisch weergegeven in het afsprakenoverzicht onder de planning.

Afspraak verplaatsen buiten bloktijd​

Als planner kun je een afspraak buiten de bloktijd verplaatsen.
Wanneer dit gebeurt, verschijnt een gele waarschuwingstekst die aangeeft dat de afspraak buiten de bloktijd valt.
Ondanks de waarschuwing kun je de afspraak toch bevestigen — het systeem biedt zo de flexibiliteit om uitzonderingen toe te staan wanneer dat nodig is.

Contextmenu​

Met een rechtermuisklik op een afspraakblokje open je het contextmenu met snelle acties:

• Bevestig afspraak

• Open in Workorder Tool

• Open monteur in Beheertool

• Uit planning halen

• Afwezigheid toevoegen

• Afspraak vastmaken

• Afspraakvoorstellen ophalen

• Plaats in geheugen

Afwezigheid toevoegen​

Via het planbord kun je eenvoudig een medewerker afwezig melden.
Kies in het contextmenu voor Afwezigheid toevoegen.
Er opent een pop-up waarin je de startdatum/tijd, einddatum/tijd, het type verlof en eventueel een opmerking kunt invullen.
Onderaan de pop-up zie je hoeveel afspraken door deze afwezigheid uit de planning zullen worden verwijderd.

 Afspraak vastmaken

Je kunt afspraken vastmaken in de planning.
Vastgemaakte afspraken worden wel meegenomen in de vooruitplanning (mits ze binnen de werktijden van de monteur vallen), maar niet automatisch verplaatst.
Deze afspraken herken je aan het pin-icoon linksboven in het afspraakblokje.
Wil je de afspraak weer vrijgeven? Klik met de rechtermuisknop en kies Afspraak losmaken.

Afspraakvoorstellen ophalen

Via deze optie kun je snel alternatieve afspraakmomenten opvragen.
In de dialoog wordt de aankomende week getoond, maar via de dropdown kun je ook een andere week selecteren.
Per week worden de beschikbare tijdsloten weergegeven.
Klik op een tijdslot om de afspraak op die datum en tijd te bevestigen.

Plaats in geheugen

Je kunt een ingeplande afspraak in geheugen plaatsen om deze tijdelijk te markeren.
Afspraken in geheugen krijgen een paarse kleur.
Wanneer een ingeplande afspraak uit de planning wordt gehaald, verschijnt deze in de ongeplande afsprakenlijst met het filter in geheugen.

Datum​

Links bovenaan het planbord zie je de geselecteerde datum.
Standaard toont het planbord de huidige dag.
De opdrachten die je ziet, horen bij de datum die is geselecteerd in de datumkiezer.
Je kunt ook een datumreeks selecteren, bijvoorbeeld van 01-01-2023 t/m 07-01-2023.
Het planbord toont dan alle dagen binnen deze periode, zodat je direct een overzicht hebt van de geplande werkzaamheden.

Personengroepen filter​

Naast de datumkiezer vind je de personengroepenfilter.
Hiermee kun je specifieke buitendienstmedewerkers of aannemers selecteren en weergeven op het planbord.
Je kunt één of meerdere groepen selecteren om het overzicht te beperken tot de relevante medewerkers.
Deze functionaliteit is vooral handig wanneer je met verschillende teams of aannemers werkt, zodat je snel kunt focussen op de juiste groep.

Zoeken op het planbord​

Met de zoekfunctie kun je eenvoudig opdrachten op het planbord vinden.
Deze functie maakt het mogelijk om snel naar een specifieke opdracht te navigeren en details zoals status en adres te bekijken.
Na het klikken op de zoekbalk opent een pop-up waarin je kunt zoeken op:

• Straat

• Plaats

• Postcode

• Huisnummer

• Huisnummertoevoeging

• Werkopdrachtcode

Zoekresultaten​

De zoekresultaten worden weergegeven in een lijst met werkopdrachtcode, status, datum en adresgegevens.
Je kunt in de lijst scrollen als er meerdere resultaten zijn.
Na het klikken op een afspraak wordt deze gehighlight op het planbord, zodat direct zichtbaar is welke afspraak is geselecteerd.

Legenda

Om de betekenis van de kleuren, iconen en balken op het planbord te verduidelijken, kun je de legenda raadplegen.
Klik hiervoor op het legenda-icoon.
De legenda toont een overzicht van alle gebruikte kleuren en symbolen zoals beschreven in het hoofdstuk Geplande afspraak.

Verticaal uitzoomen van het planbord

Het planbord in GO kan verticaal worden uitgezoomd, zodat je in één oogopslag ziet of al jouw monteurs volledig ingepland staan zonder te hoeven scrollen. Onderaan rechts in het planbord vind je een schaalpunt. Door dit punt vast te pakken en omlaag te slepen, vergroot je de hoogte van het planbord. Zo creëer je snel meer overzicht en zie je direct waar ruimte in de planning zit.