Ongeplande afspraken worden weergegeven onder het planbord. Dit zijn afspraken die gereed zijn om ingepland te worden. Dit kan handmatig worden gedaan door de afspraak te slepen via het balkje van de werkopdrachtcode. Hierdoor kan de afspraak eenvoudig naar de gewenste locatie op het planbord worden verplaatst.
Kolommen afspraken tabel
Het afspraken tabel is opgebouwd met kolommen die meer informatie bieden over de afspraak. De volgende kolommen zijn weergegeven:
- Werkopdrachtcode
- Een unieke code die gekoppeld is aan de werkopdracht.
- Werkopdrachtgroep
- De werkopdrachtgroep waartoe de werkopdracht behoort.
- Personengroep
- De personengroep waartoe de werkopdracht behoort.
- Afspraaktype
- Geeft aan wat voor type afspraak het betreft.
- Straat
- De straatnaam van het adres waar de afspraak plaatsvindt.
- Postcode
- De postcode van de locatie van de afspraak.
- Plaats
- De woonplaats of stad van de klant of locatie van de afspraak.
Afspraken verplaatsen in de planning
Je kunt afspraken eenvoudig verplaatsen in de planning met behulp van drag-and-drop. Sleep de afspraak naar de gewenste tijd of medewerker, en de planning wordt automatisch bijgewerkt. Dit maakt het plannen flexibel en gebruiksvriendelijk.
Na het verplaatsen van een afspraak wordt er een pop-up getoond. In deze pop-up is het mogelijk om de afspraak te laten aansluiten op de vorige of volgende opdracht. Indien er geen keuze wordt gemaakt, zal de afspraak op de (nieuwe) gekozen tijd verplaatst worden.
Na enkele handige informatie, zoals reistijd, reisafstand en datum/tijd worden er een aantal validaties gedaan:
- Bloktijden: Er wordt gevalideerd of het afspraak valt tussen de gecommuniceerde bloktijden.
- Werktijden: Er wordt gevalideerd of de afspraak valt binnen de werktijden van de medewerker.
- Afspraaktype: Er wordt gevalideerd of de medewerker bevoegd is om de desbetreffende opdracht uit te voeren.
- Reistijden: Er wordt gevalideerd of de afspraak past binnen de reistijd die nodig is om op locatie aan te komen.
- Personengroep: Er wordt gevalideerd of de medewerker onderdeel is van de personengroep waar de opdracht voor bestemd is.
Contextmenu afspraak
Om snel en gemakkelijk acties uit te voeren bij een afspraak is het mogelijk om gebruik te maken van het contextmenu. Het contextmenu is bereikbaar via rechtermuisklik. In het contextmenu zijn drie acties mogelijk:
- Open in workordertool: Hiermee wordt de werkopdracht geopend in de workordertool. Dit is handig om meer informatie in te zien van een werkopdracht, zoals opmerkingen of historie
- Afspraakvoorstellen ophalen: Hiermee kunnen afspraakvoorstellen opgehaald worden om een afspraak snel en gemakkelijk in te plannen.
- Plaats in geheugen: Hiermee kan de afspraak in geheugen te plaatsen om de afspraak snel bij de hand te hebben
Opdracht in geheugen
Het is mogelijk om een opdracht in geheugen te plaatsen. Dit kan handig zijn wanneer je een opdracht een aantal dagen verder wilt verplaatsen. Afspraken in geheugen blijven in geheugen totdat je de afspraak handmatig uit geheugen verwijderd of de afspraak inplant. In en uit geheugen kan gemakkelijk gedaan worden door op de afspraak op de rechtermuisklik te klikken.
Opdrachten in geheugen zijn te zien in het opdrachtenoverzicht door op het blauwe clipboard icoontje te klikken.
No-Go afspraak
Een No-Go afspraak is een afspraak die uit de planning is gehaald door twee redenen.
- Afspraak wordt uit de planning gehaald door afwezigheid buitendienstmedewerker
- Afspraak krijgt geen datum in de vooruitplanning en wordt daardoor uit de planning verwijderd.
Indien één van de bovenstaande acties plaatsvindt, wordt de afspraak gemarkeerd als No-Go om de gebruiker te helpen snel een nieuw afspraak te vinden voor een No-Go. De afspraken die zijn gemarkeerd als No-Go krijgen in het afsprakenoverzicht een rood balkje en het is mogelijk om te filteren op alleen No-Go afspraken.
Door op het No-Go icoontje te klikken verschijnen alleen No-Go afspraken in het afsprakenoverzicht. De markering verdwijnt op het moment dat de afspraak weer wordt ingepland.