De planning wordt zichtbaar door onder het menu item ‘Planning’ op ‘Weekoverzicht’ te klikken.
Opdrachtenlijst
Boven de planning wordt een opdrachtenlijst getoond met opdrachten die nog ingepland kunnen worden. In deze lijst kunnen geëscaleerde opdrachten (opdrachten die niet meer in de planning passen) of ongeplande opdrachten getoond worden aan de hand van de filters.
Filters
Bovenin worden er verschillende filters getoond.
- Datum periode
Door het aanpassen van het filter ‘Startdatum’ en ‘Duur’ kan de getoonde periode van de planning veranderd worden. Zo is het mogelijk om de planning van meerdere dagen te tonen.
- Navigatie
Door middel van de knoppen in het navigatiedeel kan er door een bepaalde periode heen genavigeerd worden.
- Algemene filters
In de algemene filters kunnen de opdrachten gefilterd worden op onderstaande kenmerken als deze kenmerken ook daadwerkelijk gebruikt worden:
- Vakgebied
- Regio
- Team
- Filter Escalatielijst/Opdrachtenpool
Door middel van filters kan ingesteld worden of de geëscaleerde opdrachten getoond moeten worden of de ingeplande opdrachten in de opdrachtenlijst. Daarnaast is het ook mogelijk om de lijst verder te filteren op bijvoorbeeld opdrachttype of postcode.
- Aanbevolen
Voor de planner is het op de dag dat de werkzaamheden worden uitgevoerd, belangrijk om overzicht te houden op de uit te voeren opdrachten. Om inzichtelijk te hebben of er nog actie ondernomen moet worden op opdrachten die zijn geëscaleerd, zet je het filter op ‘Geëscaleerd’. Opdrachten kunnen geëscaleerd worden indien een monteur uitloopt of door andere omstandigheden. Deze komen dan boven in de opdrachtenlijst te staan. Hier dient door de planner actie op te worden ondernomen. Dit kan zijn:
- Opdracht inplannen bij een andere monteur als daar nog ruimte en tijd voor is.
- De klant bellen om de afspraak, via de Workorder tool, te verplaatsen.
Laat dus in de dagelijkse planning in ieder geval de geëscaleerde opdrachten actief zien omdat deze meestal onmiddellijke (handmatige) actie vereisen.
Geëscaleerd (bevestigd voor periode, maar niet in een route)
Geëscaleerde oproepen waarvan de bevestigde afspraak binnen de beschouwde periode valt, maar die momenteel in geen enkele route zijn opgenomen. Deze vereisen meestal (handmatige) actie.
Aangemaakt + overlapt tijdsperiode
Opdrachten (open/niet gepland) waarvan het tijdsbestek de beschouwde tijdsperiode overlapt, dat wil zeggen dat tenminste één dag in de tijdsperiode valt.
Aangemaakt + vandaag reeds verlopen
Open/ongeplande opdrachten waarvan de laatste datum volgens het tijdschema gisteren of eerder is, dus opdrachten waarvan het tijdschema vóór [vandaag] is verstreken (to-date = inclusief gisteren).
Aangemaakt + voor tijdsperiode + verloopt [Tomorrow] of later
Alle aangemaakte opdrachten waarvan het tijdsbestek afloopt vanaf [morgen] en buiten de plannings tijdsperiode valt. Voorbeeld: Toon alle ongeplande (nog niet bevestigde) gesprekken die vanaf morgen tot het einde van de maand kunnen verlopen.
Aangemaakt na periode
Aangemaakte opdrachten waarvan de vroegste datum volgens het tijdschema na de beschouwde periode ligt.
Planning optimaliseren
Door op de knop ‘Planning optimaliseren’ te klikken zal de planningsapplicatie de geselecteerde periode optimaliseren. Hierbij is het belangrijk dat ook de filters van de opdrachtenlijst goed ingesteld staan. Er zal geprobeerd worden om de opdrachten in de opdrachtenlijst bij de buitendienstmedewerkers in te plannen.
Planning
Weergave planning
In het overzicht wordt de planning getoond van de ingeplande opdracht van die dag/periode per werknemer. De opdrachten zijn gedefinieerd met een standaard werkduur in de PTI Planning Suite en worden op deze duur weergegeven.
Aan de linkerkant van de opdracht wordt met een smalle lijn een kleur getoond. Deze kleur geeft het opdrachttype aan. De kleur van de opdracht kan verschillen en geeft zo verschillende soorten werkzaamheden weer. Deze kleuren zijn niet specifiek en kunnen van tevoren worden afgestemd.
Aan de rechterkant wordt met een smalle lijn door middel van de kleur de status van de opdracht aangegeven. De volgende kleuren worden gehanteerd:
- Grijs is aangemaakt, nog niets meegedaan (ook geen communicatie verstuurd)
- Blauw met rode acculades: communicatie is verstuurd.
De status in FLS Visitour is ‘Bevestigd’. Klant heeft hier nog NIET bevestigd!
Voorbehoud van deze opdracht is ‘Niet fixeerbaar’, dus kan je nog niet fixeren om zichtbaar te maken voor de tablet.
- Blauw zonder rode accolades: communicatie is verstuurd, status in FLS Visitour is ‘Bevestigd’ EN de klant heeft ook deze datum en tijd bevestigd (dit kan ook door de planner zijn gedaan via de workorder tool).
Voorbehoud van deze opdracht is ‘Geen voorbehoud’, de opdracht kan gefixeerd worden (is tenslotte door de klant bevestigd) en zo zichtbaar worden gemaakt op de tablet.
- Donkerblauw is ‘Gefixeerd’, dit is de status dat de opdracht zichtbaar is op de tablet van de monteur:
- Geel is ‘Start reizen’, de monteur heeft op zijn tablet op de knop ‘Start reizen’ geklikt en is onderweg naar de klant.
- Licht groen is ‘Aankomst op de locatie’, de monteur heeft op de knop ‘Stop reizen’ geklikt op de tablet en start met zijn werkzaamheden bij de klant.
- Donkergroen, de opdracht is op de tablet door de monteur uitgevoerd.
- Oranje, de opdracht kon om een bepaalde reden niet worden uitgevoerd door de monteur.
Door over de opdracht te hoveren met de muis opent een overzicht met extra informatie over de opdracht.
Acties planning
Door met de rechtermuisknop op de medewerker of de datum te klikken kunnen er verschillende acties worden uitgevoerd zoals optimaliseren van de planning en het fixeren van opdrachten.
Ook is het mogelijk om met de rechtermuisknop een korte afwezigheid in te stellen bij een medewerker, bijvoorbeeld voor een tandartsbezoek etc.
Individuele opdracht
Zoeken naar een individuele opdracht kan gemakkelijk gedaan worden door te klikken op ‘Opdrachtgegevens’ > ‘Opdracht’ en klik op het tabblad ‘zoeken’.
Bij het veld ‘Zoekopdracht ID’ vul je je de werkopdrachtcode in van de opdracht in de workorder tool in de Planning Suite.
Individuele opdracht
In het overzicht wordt de informatie getoond over de betreffende opdracht.
- Algemene gegevens van de opdracht ID (dit is de werkopdrachtcode in de Workorder tool). Status: de huidige status van de opdracht.
- Hier worden de adresgegevens waar de werkzaamheden worden uitgevoerd weergegeven. Deze worden dus via de Workorder tool aangeleverd. Eventuele wijzigingen dienen in de Workorder tool te worden doorgevoerd.
- Algemene gegevens die gelden voor de opdracht zoals opdrachttype, opdrachtduur, prioriteit etc. Deze gegevens worden via de Planning Suite aangeleverd en beheerd.
- Hier wordt het datumbereik waarbinnen de opdracht gepland mag worden weergegeven met het tijdsvenster.
- Eventueel kunnen hier afspraakvoorstellen worden getoond door de knop ‘Stel afspraken voor’. Indien het wenselijk is om de opdracht via ‘Afspraken voorstellen’ te verplaatsen, dient dit via de workorder tool via het tabblad ‘Afspraak’ te worden gedaan.
- Hier worden de gegevens weergegeven als de opdracht in de planning staat. Dit zijn de:
- Geplande medewerker
- Voorlopig geplande aankomst
- Ingepland voor