Het planbord is het centrale element van GO en fungeert als het operationele centrum waar alle belangrijke activiteiten plaatsvinden. Hierop worden zowel de opdrachten als de buitendienstmedewerkers overzichtelijk weergegeven.
Binnen de komende paragrafen van deze handleiding zullen alle cruciale elementen van het planbord in detail worden besproken.
Geplande afspraak
Een ingeplande afspraak in Go is visueel zichtbaar op het planbord door middel van een “Afspraakblokje”.
Het afspraakblokje bevat vier elementen die de gebruiker in één oogopslag informatie biedt over de afspraak.
Afspraaktype
De afspraaktype van een afspraak wordt visueel weergegeven door middel van het kleurenbalk aan de bovenkant van het afspraakblokje. Deze kleuren zijn klantspecifiek en zijn te raadplegen in de legenda.
Achtergrond
De achtergrond van een afspraakblokje zijn statische kleuren en zijn als volgt definieerd:
Lichtblauw: Niet gecommuniceerd naar de klant
Lichtrood: Gecommuniceerd naar de klant
Geel: Bevestigd door klant
Afspraakstatussen
De afspraakstussen van een afspraak wordt visueel weergegeven door middel van het kleurenbalk aan de onderkant van het afspraakblokje:
Grijs: Niet gepland
Blauw: Gepland
Lichtpaars: Onderweg
Donkerpaars: Aangekomen op locatie
Groen: Uitgevoerd
Rood: Niet uitvoerbaar
Reisstatussen
Reisstatussen van een afspraak wordt visueel weergegeven door middel van een icoon op het afspraakblokje:
Auto-icoon: Onderweg
Huis-icoon: Aangekomen op locatie
Pin-icoon: Vastgezet (Dit icoon wordt gebruikt bij het verplaatsen van een afspraak voor of na werktijd. De opdracht wordt vastgezet en niet meegenomen in de optimalisatie)
Afspraak verplaatsen
Een ingeplande afspraak is gemakkelijk te verplaatsen door een afspraak te klikken en te slepen naar een gewenste datum/tijd.
Na het verplaatsen van een afspraak wordt er een pop-up getoond. In deze pop-up is het mogelijk om de afspraak te laten aansluiten op de vorige of volgende opdracht. Indien er geen keuze wordt gemaakt, zal de afspraak op de (nieuwe) gekozen tijd verplaatst worden.
Na enkele handige informatie, zoals reistijd, reisafstand en datum/tijd worden er een aantal validaties gedaan:
- Bloktijden: Er wordt gevalideerd of het afspraak valt tussen de gecommuniceerde bloktijden.
- Werktijden: Er wordt gevalideerd of de afspraak valt binnen de werktijden van de medewerker.
- Afspraaktype: Er wordt gevalideerd of de medewerker bevoegd is om de desbetreffende opdracht uit te voeren.
- Reistijden: Er wordt gevalideerd of de afspraak past binnen de reistijd die nodig is om op locatie aan te komen.
- Personengroep: Er wordt gevalideerd of de medewerker onderdeel is van de personengroep waar de opdracht voor bestemd is.
Meerdere afspraken verplaatsen
Je kunt ook meerdere afspraken tegelijk verplaatsen. Selecteer hiervoor meerdere afspraken met Ctrl + linkermuisklik of Shift + linkermuisklik. Na het maken van een selectie kun je deze in één keer verplaatsen naar een andere monteur.
Er verschijnt vervolgens een dialoogvenster met de planningen van de betreffende monteurs. Op de achtergrond voert Go een lichte optimalisatie uit, zodat de afspraken zo efficiënt mogelijk worden ingedeeld.
Afspraken die niet passen in de nieuwe planning, worden weergegeven in het afsprakenoverzicht onder de planning.
Afspraak verplaatsen buiten bloktijd
Als planner is het mogelijk om een afspraak buiten de bloktijd te verplaatsen. Wanneer dit gebeurt, wordt er een gele waarschuwingstekst weergegeven. Deze waarschuwing maakt duidelijk dat de afspraak buiten de bloktijd valt. Ondanks deze waarschuwing kan de afspraak nog steeds bevestigd worden. Het systeem biedt zo de flexibiliteit om uitzonderingen te maken wanneer dat nodig is.
Contextmenu
Door middel van rechtermuisklik op een afspraakblokje is het mogelijk om gemakkelijk een aantal handige acties uit te voeren:
- Bevestig afspraak
- Open in Workordertool
- Open monteur in Beheertool
- Uit planning halen
- Afwezigheid toevoegen
Afwezigheid toevoegen
Op het planbord is het mogelijk om een medewerker afwezig te melden. Dit kan gemakkelijk via het contextmenu – Afwezigheid toevoegen. Er opent een pop-up waarin de startdatum/tijd, einddatum/tijd, type verlof en eventuele opmerking toegevoegd kan worden.
Onderaan de pop-up worden de aantal afspraken getoont die door deze afwezigheid uit de planning zullen worden verwijderd.
Datum
Bovenaan links op het planbord wordt de geselecteerde datum weergegeven. Standaard toont het planbord de huidige datum. De opdrachten die zichtbaar zijn op het planbord zijn specifiek voor de datum die is geselecteerd in de datumkiezer. Je hebt ook de mogelijkheid om een datumreeks te selecteren, zoals bijvoorbeeld van 01-01-2023 tot en met 07-01-2023. Het planbord zal dan alle dagen binnen deze reeks weergeven, waardoor een overzicht van taken en opdrachten voor de betreffende periode beschikbaar is.
Personengroepen filter
Direct naast de datumkiezer bevindt zich de filter voor personengroepen (aannemers). Deze filter biedt de mogelijkheid om buitendienstmedewerkers te selecteren en weer te geven, waardoor het gemakkelijker wordt om specifieke en relevante opdrachten op het planbord te tonen.
Door gebruik te maken van deze filter, kun je een of meerdere groepen van buitendienstmedewerkers selecteren. Dit stelt je in staat om op het planbord alleen de opdrachten van de gekozen buitendienstmedewerkers te zien, waardoor het overzichtelijker wordt en je efficiënter kunt werken.
Deze functionaliteit is handig, vooral in situaties waar je specifieke teams of individuen wilt volgen of wanneer je het planbord wilt aanpassen om alleen opdrachten van bepaalde aannemers weer te geven. Zo kun je je aandacht richten op de relevante taken binnen de geselecteerde personengroep(en), waardoor het beheer van opdrachten gestroomlijnd wordt.
Zoeken op het planbord
Een van de belangrijke functies in GO is de mogelijkheid om opdrachten op het planbord te zoeken. Deze zoekfunctionaliteit maakt het eenvoudig om een specifieke opdracht te vinden en de bijbehorende status en andere details te bekijken.
Met de zoekoptie kun je snel en gericht naar een specifieke opdracht navigeren binnen het planbord. Hierdoor kun je efficiënt informatie vinden over de gewenste opdracht, zoals de huidige status, toegewezen taken en verdere details die van belang zijn.
Dit is bijzonder handig, vooral wanneer je specifieke informatie nodig hebt over een opdracht in een druk schema. De zoekfunctie bespaart tijd en maakt het gemakkelijker om de benodigde details te lokaliseren zonder handmatig door het hele planbord te hoeven bladeren. Na het klikken op de zoekbalk opent een pop up:
Zoekresultaten
Zoeken van afspraken is mogelijk door te zoeken op de volgende waarden:
- Straat
- Plaats
- Postcode
- Huisnummer
- Huisnummer toevoeging
- Werkopdrachtcode
De zoekresultaten worden in een lijst getoond met de werkopdrachtcode, status, datum en adresgegevens. Het is mogelijk om te scrollen in de lijst indien er meerdere afspraken worden weergegeven.
Na het klikken op een afspraak wordt de afspraak getoond op het planbord. De afspraak zal worden “gehighlight”, zodat het duidelijk is welke afspraak is geselecteerd bij het zoeken.
Legenda
Om de kleuren, iconen en balkjes op het planbord duidelijk te maken is het mogelijk om de legenda te raadplegen. Klik daarvoor op het legenda icoon
Na het klikken op het legenda icoontje wordt er een legenda getoond. De kleuren en elementen van de legenda is beschreven in het hoofdstuk: ‘Geplande afspraak’:
