SEND

SEND is de module binnen de PTI Planning Suite waarmee je communicatie-uitingen kunt opmaken, versturen en monitoren. De uitingen kunnen verschillende vormen hebben, zoals e-mail, sms, brief of voice (telefonische oproep).

Dashboard

Wanneer je SEND opent, verschijnt een overzichtelijk dashboard met de volgende onderdelen:

• Een overzicht van alle verzonden uitingen in de afgelopen 7 dagen

• Informatie over de uitingen die vandaag zijn verstuurd

• Een overzicht van de recent gewijzigde templates

Voor het opmaken van uitingen zijn binnen SEND verschillende templates beschikbaar.
Door in het hoofdmenu op Templates te klikken, open je het overzicht van alle templates en contentblokken.
Standaard wordt het templateoverzicht geopend.
Je kunt via de tabs boven de rode Verwijderen-knop wisselen naar het overzicht met Contentblokken.

In dit hoofdstuk wordt eerst uitgelegd hoe je met templates werkt, gevolgd door een toelichting over contentblokken.

Tabblad Templates

Op het tabblad Templates kun je alle templates beheren.

• Zoekbalk (rechtsboven): zoek op naam of kenmerk naar specifieke templates of contentblokken.

• Knop “Toevoegen” (rechtsboven, paars): maak een nieuwe template aan.

• Knop “Verwijderen” (linksboven, rood): verwijder geselecteerde templates uit de lijst.
  Actieve templates moeten eerst gepauzeerd worden voordat ze kunnen worden verwijderd.
  Dit doe je in de instellingen van de template onder de generieke instellingen.

De tabel in het overzicht toont de volgende kolommen:

• Naam: de naam van de template.

• Send key: de unieke systeemnaam die bepaalt welk template wordt gebruikt bij verzending.
  Pas deze alleen aan wanneer dat expliciet nodig is.

• Type: het type bericht (E-mail, Brief, SMS of Voice).

• Status: geeft aan of het template in concept, actief of gepauzeerd is:

  • Concept: het template is in ontwikkeling en nog niet actief.

  • Actief: het template is in gebruik en kan niet worden aangepast. Wanneer je het opent, wordt automatisch een nieuwe conceptversie aangemaakt.

  • Gepauzeerd: een eerder actief template dat tijdelijk is uitgeschakeld.

• Aangemaakt op: datum van aanmaak.

• Bijgewerkt op: datum en tijd van de laatste wijziging.

Onderaan de tabel kun je via paginering instellen hoeveel rijen per pagina worden weergegeven (10, 25 of 50) en door de pagina’s bladeren.

Template toevoegen

Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe communicatietemplate aan te maken.
Er verschijnt een formulier met de volgende velden:

• Templatenaam: geef de template een herkenbare naam.

• Send key: wordt automatisch ingevuld op basis van de naam.

• Type: kies het type uiting (bijv. E-mail). De overige velden passen zich aan op basis van dit type.

Aanvullende velden per type:

• E-mail:

  • Onderwerp: het onderwerp dat de ontvanger in de inbox ziet.

  • E-mail afzender: vul het deel vóór de @ in en kies een domein uit de lijst.

  • Naam afzender: naam van de afzender die zichtbaar is voor de ontvanger.

• Brief:

  • Formaat: formaat van de brief (A4 of A5).

  • Verzendwijze: kies 24-uurs, 72-uurs of aangetekende verzending.

• Voice:

  • Voice ID: het afgesproken ID dat bepaalt welke geluidsopname wordt gebruikt.

• SMS:

  • Naam afzender: naam die als afzender van het sms-bericht wordt weergegeven.

• Variabelenlijst: selecteer de juiste set variabelen die gebruikt wordt in deze template.

Klik op Opslaan om het template aan te maken.

Template Editor – Ontwerp

Het nieuwe template opent vervolgens automatisch in de Template Editor.

De Template Editor is de visuele editor waarin je de inhoud en opmaak van een uiting samenstelt met behulp van een drag-and-drop editor.
Rechts in beeld vind je de bouwblokken die je naar het ontwerpgebied kunt slepen. 

Bovenste sectie

• Navigatieknoppen:
  

• • Pijl: terug naar het templateoverzicht.

  • Ontwerp: opent de visuele editor.

  • Instellingen: opent de template-instellingen.

• Statusregel:
  
   
  • Toont de huidige status, de naam en het moment van de laatste opslag.

Actieknoppen (rechtsboven)

• Versiebeheer: bekijk en herstel eerdere versies.

• Test e-mail/brief/sms: verstuur een testversie of genereer een voorbeeld-pdf.

• Activeren: activeer het template om deze beschikbaar te maken voor verzending.

• Opslaan: sla wijzigingen direct op. (De editor slaat ook automatisch elke minuut op.)

Editor werkbalk

• Deze balk bevat functies voor het ontwerpen van een template
• Schermgrootte (e-mail): controleer de weergave op verschillende apparaten.
• Componentenweergave: toon of verberg hulplijnen van de elementenstructuur.
• Voorbeeldweergave: bekijk hoe de uiting eruitziet voor de ontvanger.
• Volledig scherm: vergroot de editorweergave.
• Code bekijken: voor geavanceerde gebruikers.
• Code bekijken: voor geavanceerde gebruikers.
• Tekenteller (SMS): toont aantal en maximum tekens per bericht.
• Zoomknoppen (brief): in- en uitzoomen op het ontwerp.
• Handtool: Verschuif het ontwerpgebied door te klikken en slepen.

• Ongedaan maken/herstellen: herstel eerdere bewerkingen.

Ontwerpgebied

• Hier kan de uiting worden opgemaakt.
• Dubbelklik op teksten om deze op te maken.
• Selecteer een blok voor de volgende mogelijkheden.
  • Selecteer het bovenliggende blok
  • Sleep het blok om deze te verplaatsen
  • Dupliceer het blok. Handig om een extra kolom toe te voegen.
  • Verwijder het blok. Handig om een kolom te verwijderen.
  • In het rechter zijmenu verschijnen extra opties voor het geselecteerde blok

Rechter zijbalk – Ontwerpmanager 

De rechterzijbalk bevat verschillende ontwerpmogelijkheden:

• Opmaakinstellingen
  Pas afmetingen, achtergrondkleuren en randen aan.
• Geavanceerde instellingen
  Toon of verberg elementen op basis van variabelen of configureer links voor knoppen.
• Laag overzicht
  Toont de hiërarchische structuur van de elementen.
• Elementenbibliotheek
  Bevat elementen om een uiting samen te stellen. Sleep elementen naar het ontwerpgebied om deze toe te voegen aan de uiting. 
  • Belangrijke elementen;
    
  • Voeg een element toe met één of meerdere kolommen.
    Binnen deze kolommen kun je vervolgens andere elementen plaatsen, zoals tekst of afbeeldingen.
    Selecteer een kolom en gebruik de paarse knoppen om kolommen te kopiëren of verwijderen.
    

  • Voeg een tekstblok toe en dubbelklik om de tekst te bewerken.
    Je kunt binnen het tekstblok een URL toevoegen of waardes invoegen die automatisch worden aangeleverd vanuit de variabelenlijst.

    

  • Voeg een afbeelding toe via de elementenbibliotheek.
    Er verschijnt een pop-up waarin je een afbeelding kunt uploaden of een bestaande afbeelding kunt selecteren uit de bibliotheek.
    
  • Voeg een knop toe waarmee de ontvanger naar een link kan navigeren.
    Selecteer de knop en stel de link-URL in via de Geavanceerde instellingen in de rechterzijbalk.
    
  • Voeg een QR-code toe aan je ontwerp.
    Bij het plaatsen van de QR-code verschijnt een pop-up waarin je de website-URL kunt invullen waarnaar de code verwijst.
    
  • Voeg een adresblok toe dat geschikt is voor een C5- of EA5/6-envelop.
    De locatie en gebruikte variabelen zijn vooraf ingesteld om een juiste verzending te garanderen.
    Wil je het adresblok verwijderen? Selecteer het veld (let op: er is geen visuele selectie) en klik linksboven op de prullenbak.
  • Eerder opgeslagen contentblokken zijn hier beschikbaar en kunnen eenvoudig worden hergebruiktin nieuwe uitingen.
• Pagina’s (alleen voor brieven)
  

• Bij brieven kun je meerdere pagina’s toevoegen aan je template.

  • Klik op Toevoegen om een nieuwe pagina aan te maken.

  • Selecteer een pagina om deze in het ontwerpscherm weer te geven.

  • Verwijder een pagina via de prullenbakknop rechts van de paginanaam.

  • Kopieer een pagina met de kopieerknop naast het prullenbakicoon.

Voice-ontwerp

Voor Voice-uitingen bestaat de ontwerpmodule uit een aantal velden waarin je de juiste variabelenselecteert.
Deze variabelen bepalen welke gegevens tijdens het uitspreken van het bericht worden gebruikt.

Template Editor – Instellingen

De pagina Instellingen bevat alle configuratie-instellingen van de template.
Deze instellingen zijn verdeeld in een generieke sectie en een type-specifieke sectie, afhankelijk van het soort uiting dat je bewerkt.

Sectie: Generiek

In deze sectie stel je de algemene eigenschappen van de template in:

• Templatenaam
  De naam van de template.

• Send key
  De unieke waarde waarmee het systeem weet welk template moet worden gebruikt bij het versturen van uitingen.
  Pas deze waarde alleen aan wanneer dat expliciet nodig is.

• Variabelenlijst
  Via het dropdownmenu selecteer je de set variabelen die in de template worden gebruikt.
  Deze lijst bevat de gegevens waarmee de template gevuld wordt.
  In de editor zijn de variabelen uit deze lijst zichtbaar, zodat je ze kunt toevoegen aan de opmaak.

• Verzendstatus
  Stel de status van de template in met de toggle:

  • Pauzeren: het template is tijdelijk uitgeschakeld.

  • Actief: het template is klaar voor gebruik en kan worden verzonden. (Actieve templates kunnen niet worden verwijderd.)

Sectie: E-mail

In deze sectie configureer je de instellingen die specifiek gelden voor e-mails:

• Onderwerp: de titel die de ontvanger ziet in de inbox.

• Naam afzender: de naam die als afzender wordt weergegeven.

• E-mail afzender: het e-mailadres van de afzender.
  Het deel vóór de @ is vrij in te vullen; het deel ná de @ kies je uit een lijst met geconfigureerde domeinen. 

Sectie Brieven

In deze sectie stel je de instellingen voor brieven in:

• Formaat: kies het formaat van de brief (A4 of A5).

• Verzendwijze: bepaal hoe de brief verzonden wordt:

  • 24-uurs verzending: binnen 24 uur verzonden.

  • 72-uurs verzending: binnen 72 uur verzonden.

  • Aangetekende verzending: verzonden als aangetekende post.
    Let op: de verzendkosten verschillen per verzendwijze.

• Omschrijving ordernummer / Voorblad extra informatie 1 t/m 5:
  Extra informatie die wordt meegestuurd naar de drukker.
  Pas deze velden alleen aan als dat expliciet nodig is.

Sectie SMS

In deze sectie configureer je de instellingen voor sms-berichten:

• Naam afzender: de naam die als afzender wordt weergegeven in het bericht.

Sectie Voice

In deze sectie stel je de instellingen in voor voice-berichten:

• Voice ID: de afgesproken ID waarmee de juiste geluidsopname wordt geactiveerd.
  Pas deze waarde alleen aan wanneer dat expliciet nodig is.

Contentblokken

Op het tabblad Contentblokken beheer je herbruikbare onderdelen van een uiting.
Voorbeelden hiervan zijn de header met logo in een e-mail of de handtekening en disclaimer in een brief.
Wanneer een contentblok wordt aangepast, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd in alle uitingen waarin het blok wordt gebruikt.

Een contentblok fungeert als bouwsteen binnen de Template Editor en kan eenvoudig aan een template worden toegevoegd.

Je kunt contentblokken beheren via de tabel:

• Selecteer blokken met de checkbox links van de tabel en klik op de rode knop Verwijderen om ze te verwijderen.

• Klik op de paarse knop Toevoegen (rechtsboven) om een nieuw contentblok aan te maken.

• Gebruik de zoekbalk om specifieke contentblokken op te zoeken.

Wanneer je een nieuw blok toevoegt of een bestaand blok opent, wordt de editor geopend.
Deze werkt op dezelfde manier als de Template Editor.

Let op: de editor van contentblokken slaat niet automatisch op.
Klik altijd handmatig op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Voor SEND zijn er instellingen beschikbaar die zowel persoonlijk als organisatiebreed gelden.
In dit hoofdstuk worden deze instellingen toegelicht.

Persoonlijke instellingen

Via Instellingen → Persoonlijk kun je jouw eigen voorkeuren aanpassen.
Hier bepaal je welke versie van de editor je wilt gebruiken.

De standaardeditor is een oudere versie die geleidelijk wordt uitgefaseerd.
De optie ‘Experimenteel (standaard)’ is de nieuwe editor die actief wordt doorontwikkeld en daarom als standaard wordt aanbevolen.
Beide editors blijven beschikbaar, zodat je indien nodig kunt wisselen tussen de oude en nieuwe versie.

In deze handleiding wordt gebruikgemaakt van de ‘Experimenteel (standaard)’ editor.

Huisstijl instellingen

Met de huisstijlinstellingen kun je lettertypes uploaden die gebruikt worden bij het opmaken van uitingen.
Ondersteunde bestandsformaten zijn:

• TrueType Font (.ttf)

• OpenType Font (.otf)

Hiermee kun je ervoor zorgen dat alle communicatie-uitingen aansluiten bij de huisstijl van jouw organisatie.

Whitelisting instellingen

Proef-e-mails en test-sms’jes mogen alleen worden verzonden naar goedgekeurde ontvangers.
Dit voorkomt dat testberichten per ongeluk bij externe contacten terechtkomen.
Via deze instellingen kun je goedgekeurde e-mailadressen en telefoonnummers toevoegen aan de whitelist.

Met variabelen kun je gegevens dynamisch opnemen in een uiting.
Voorbeelden hiervan zijn de naam van de ontvanger voor de aanhef, het e-mailadres waar de boodschap naartoe wordt gestuurd of de adresgegevens voor een brief.

SEND gebruikt hiervoor een variabelenlijst die vastlegt welke gegevens beschikbaar zijn binnen een uiting.
De aanlevering van gegevens, bijvoorbeeld vanuit de Planning Suite, moet overeenkomen met de variabelenlijst, zodat de juiste velden gebruikt kunnen worden bij het opmaken van de uiting.

In het menu Token kun je kiezen uit de beschikbare variabelen.
Achter elke variabele staat een voorbeeldwaarde tussen haakjes.
Wanneer je een variabele selecteert, wordt in het tekstveld automatisch de technische referentie geplaatst tussen dubbele vierkante haken

Beheren van de variabelenlijsten

Let op: deze lijsten worden in de meeste gevallen beheerd door PTI. Pas ze alleen aan in overleg, om fouten in verzending of dataverwerking te voorkomen.

Op de pagina Variabelenlijsten kun je lijsten beheren:

• Verwijderen via de rode knop

• Toevoegen via de paarse knop

• Openen door op een regel te klikken

Een lijst kan niet worden verwijderd wanneer deze nog is gekoppeld aan een template.

Wanneer je een lijst opent, verschijnt een overzicht van de beschikbare variabelen.
Per variabele kun je de volgende eigenschappen instellen:

• Naam
  De naam van de variabele zoals deze wordt weergegeven in de editor tijdens het opmaken van uitingen.

• Key
  De technische naam van de variabele.
  Deze komt overeen met de aanlevering vanuit het bronsysteem en is zichtbaar in templates als tekst tussen vierkante haken [[ ]].

• Transformatie
  Een optioneel veld om bewerkingen toe te passen op de waarde, bijvoorbeeld hoofdletters of datumopmaak.
  Hiervoor worden JSONata-functies gebruikt.
  Het is aan te raden deze velden niet zelf aan te passen; een PTI-consultant kan dit configureren indien nodig.

• Voorbeeldwaarde
  Een voorbeeld van de inhoud die de variabele kan bevatten.
  Dit helpt bij het testen of controleren van de layout.
  Tijdens testverzendingen van e-mails, sms’jes of brieven worden deze voorbeeldwaarden gebruikt om de template in te vullen.

• Ontvanger veld
  De koppeling met de verzendgegevens, zoals het e-mailadres of telefoonnummer.
  Zonder deze koppeling weet SEND niet welke variabele hoort bij het verzendadres.

• Verplicht
  Als deze optie is aangevinkt, is de variabele verplicht voor verzending.
  Ontbreekt een verplichte waarde, dan kan dit leiden tot fouten of het overslaan van de ontvanger.

Na het aanbrengen van wijzigingen klik je onderaan de pagina op Opslaan om de aanpassingen te bewaren.
Wil je een variabele verwijderen? Klik dan op de rode prullenbak achter de betreffende variabele.

Op de pagina Monitoring kun je de status van verzonden uitingen bekijken.
Hier zie je in één overzicht welke uitingen succesvol zijn verstuurd en welke mogelijk zijn mislukt.
Daarnaast kun je per uiting de details inzien en achterhalen waarom een verzending niet is gelukt.

De pagina bestaat uit een tabel waarin de verzendregels van nieuw naar oud worden weergegeven.

Onderaan de pagina kun je via het menu instellen hoeveel rijen per pagina zichtbaar zijn en navigerennaar andere pagina’s met verzendregels.

Kolommen in de tabel

De tabel bevat de volgende kolommen en informatie:

• Templatenaam
  De naam van de gebruikte template.

• Poging
  Het aantal pogingen dat is gedaan om het bericht te verzenden.

• Referentie
  De unieke referentiecode gekoppeld aan de verzending, meestal de werkopdrachtcode.

• Ordernummer
  Het ordernummer van het bijbehorende print- en mailbedrijf (indien beschikbaar).

• In wachtrij geplaatst op
  De datum en tijd waarop het bericht in de verzendwachtrij is geplaatst.

• Status
  De huidige status van de uiting:

  • Verstuurd: het bericht bevindt zich in het verzendproces.

  • Geslaagd: de uiting is succesvol aangekomen.

  • Mislukt (rood): de verzending is niet gelukt. De reden wordt weergegeven in de kolom Reden mislukt.

• Reden mislukt
  Geeft aan waarom de verzending is mislukt.
  Bijvoorbeeld omdat een verplicht veld ontbrak of het template niet werd gevonden door een foutieve configuratie van de send key.

• Download
  Hiermee kun je het verzonden communicatie downloaden.

  • een .pdf-bestand voor brieven
  • een .html-bestand voor e-mails
  • een .txt-bestand voor sms-berichten

  Let op: communicatie worden na verloop van tijd automatisch verwijderd uit het systeem.

• Verzending
  
  Geeft de mogelijkheid om een verzending opnieuw te starten als deze eerder is mislukt.

1. Open SEND via het dashboard of het menu
   • 
   • Open SEND via het dashboard of het linkermenu in de Planning Suite.
     Klik in het menu op SEND om de module te openen.
2. Ga naar het tabblad “Templates”
   • 

   • Klik bovenaan op Templates om het overzicht van bestaande templates te openen.

3. Klik op “Toevoegen”
   • 

   • Klik rechtsboven op de paarse knop Toevoegen om een nieuwe template aan te maken.

4. Vul de volgende gegevens in:

   • Templatenaam: geef de template een herkenbare naam.

   • Send key: wordt automatisch gegenereerd op basis van de naam.

   • Type: kies E-mail uit het dropdownmenu.

   • Onderwerp: vul het onderwerp in dat de ontvanger te zien krijgt.

   • E-mail afzender: vul het eerste deel van het e-mailadres in en selecteer een domein uit de lijst.

   • Naam afzender: geef aan wie de afzender is.

   • Variabelenlijst: kies de juiste lijst met gegevens die in de e-mail gebruikt worden (door PTI vooraf geconfigureerd).

   Klik op Opslaan. De template wordt opgeslagen en opent automatisch in de Template Editor.

5. Ontwerp de e-mail in de Template Editor
   • Gebruik de rechter zijbalk om de lay-out van de e-mail te maken met behulp van kolomblokken.
   • Vul de kolommen vervolgens met inhoud naar wens, zoals:
     • Tekstblokken
       1. Dubbelklik op het tekstveld (“Content 1”) om de inhoud aan te passen.
       2. 
          Voeg links toe door een woord te selecteren en op het link-icoon te klikken.
       3. 
           

          Gebruik de knop Token om dynamische waarden in te voegen, zoals de naam van de ontvanger.

     • Afbeeldingen
       1. 

          Verwijder eerst een tekstblok uit een kolom en sleep daarna een afbeeldingsblok in de kolom.

     • Knoppen
       1. 
          Sleep een knop in de gewenste kolom.
       2. 
          Dubbelklik om de tekst aan te passen.
       3. 

          Gebruik in de rechterzijbalk de instellingen om de link-URL toe te voegen.

     • Contentblokken
        
       1. Sleep eerder aangemaakte contentblokken naar de gewenste positie — bijvoorbeeld een standaard header, footer of handtekening volgens de huisstijl.
          

     • Gebruik de Opmaakinstellingen in de rechterzijbalk om de visuele stijl te verfijnen:

       • Via Decoraties → Achtergrondkleur geef je blokken een achtergrondkleur.

       • Via Afmetingen → Binnenafstand kun je blokken binnen secties verschuiven of kolommen breder maken.

       • Via Decoraties → Randstraal kun je afgeronde hoeken toevoegen aan blokken.

7. Test en activeer de e-mail

   • Gebruik de knop Test e-mail om een testversie naar jezelf te sturen.
     Controleer de opmaak en inhoud zorgvuldig.

   • Als de e-mail naar wens is, klik je op Activeren om de template beschikbaar te maken voor verzending.
     De e-mail kan nu vanuit de Workorder Tool worden verstuurd via de knoppen Communicatie verzenden.

   • Wanneer je een bestaande template aanpast die onderdeel is van een werkopdracht-workflow, worden de nieuwe aanpassingen automatisch toegepast bij de eerstvolgende verzendactie na activatie.

1. Open SEND en ga naar het tabblad Templates.

   

2. Klik bovenaan op Contentblokken om het overzicht te openen.

3. Voeg een nieuw contentblok toe of bewerk een bestaand blok:

   • Klik op Toevoegen (rechtsboven) om een nieuw blok aan te maken.

   • Of klik op een bestaand blok om dit te bewerken.

Nieuw contentblok aanmaken

Bij het aanmaken van een nieuw contentblok:

• Geef het blok een duidelijke naam.

• Selecteer het juiste type (e-mail of brief).

• Kies de variabelenlijst die je wilt gebruiken.

• Ontwerp het contentblok in de editor.

De editor werkt op dezelfde manier als bij templates.
Voeg elementen toe zoals tekst, logo’s, disclaimers of handtekeningen.
Gebruik de elementenbibliotheek en opmaakinstellingen om de vormgeving aan te passen.

Let op: contentblokken worden niet automatisch opgeslagen.
Klik altijd op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

1. Gebruik het contentblok in een template
   • Open een e-mailtemplate of brieftemplate via Templates in het hoofdmenu.
   • 

   • Sleep het gewenste contentblok vanuit de elementenbibliotheek naar het ontwerpgebied.

   • 

   • Klik op het potloodicoon om snel terug te navigeren naar het geselecteerde contentblok als je het wilt aanpassen.
     Let op: aanpassingen aan een contentblok gelden voor alle templates waarin dit blok wordt gebruikt.
     Voordat het contentblok wordt opgeslagen, krijg je hierover een waarschuwing.
     

2. Beheer centraal
   • Wanneer een contentblok wordt aangepast, wordt deze wijziging automatisch doorgevoerd in alle templates waarin het blok is opgenomen. Zo blijft de content consistent en centraal beheerd binnen de Send-module.