Overstappen naar digitale werkbonnen
In een wereld waar digitalisering een grote rol speelt, staan bedrijven continu voor nieuwe uitdagingen om bij te blijven. Het moderniseren van processen is hierin cruciaal. Een belangrijk aspect van deze overgang is het overstappen van papieren naar digitale werkbonnen. In dit blogartikel vertellen wij je hoe je in 7 stappen de overstap kunt maken van papieren naar digitale werkbonnen.
1) De zoektocht naar geschikte software
Een belangrijke eerste stap is het onderzoeken van verschillende softwaremogelijkheden voor het verwerken van online werkbonnen. Er zijn nu eenmaal veel opties als het aankomt op Field Service Software. Daarom is het verstandig dat je je goed oriënteert bij verschillende aanbieders. Wij adviseren je om hierbij vooral te letten op de integratiemogelijkheden met je bestaande systemen, de aanpasbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van de software. De PTI Planning Suite is bijvoorbeeld een Field Service Software met talloze integraties. Lees hier meer over de mogelijkheden.
2) Personeel trainen
Als je eenmaal een geschikt softwarepakket hebt gevonden, is het cruciaal dat je je personeel hierop gaat voorbereiden. Het begrijpen van de interface, het invullen van digitale formulieren en het verzenden van gegevens zullen hierin een grote rol spelen. Een goede training voorkomt vaak namelijk weerstand en zorgt voor een soepelere overgang naar een nieuwe werkwijze. Met de PTI Planning Suite helpen onze consultants je hierin door onder anderen jouw mensen te trainen.
3) Gegevens overzetten
Heb je nog allemaal papieren werkbonnen liggen? Dan is het verstandig om deze te digitaliseren waar mogelijk. Dit kan je handmatig inregelen, maar sommige programma’s kunnen dit ook voor je doen. Zo is jouw nieuwe onlinesysteem straks compleet en voorkom je interne chaos.
4) Testfase inzetten
Als je werknemers eenmaal bekend zijn met het nieuwe systeem en alle gegevens verzameld zijn, is het verstandig om tijd in te calculeren voor een testfase. Gedurende deze periode kan de gehele organisatie beter bekend raken met het systeem en eventuele hordes vroegtijdig tegenkomen. Dit geeft je de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat het in de praktijk straks allemaal zo efficiënt mogelijk verloopt.
5) Team evaluatie
Na afronding van de testfase is het verstandig om met je complete team een evaluatiesessie te hebben. Benadruk hierin het belang van deze overstap en de bijbehorende voordelen. Maar, neem vooral hun twijfels weg. Beantwoord iedereens vragen om zo veel mogelijk twijfels weg te nemen en de best mogelijke overstap te realiseren.
6) Implementatie
Als alle voorbereidingen zijn getroffen, is het eindelijk tijd voor de officiële implementatie. Oftewel, het implementeren van de digitale werkbonnen in je operationele workflow. Het zal initieel een behoorlijke overstap zijn voor zowel je binnen- als buitendienst, dus luister en denk actief mee met hun ervaringen. Deze ontwikkeling is er een die je samen zult moeten realiseren, dus help en leer van elkaar!
7) Evalueren en verbeteren
Digitalisering is een continu evoluerend proces. Daarom is het van groot belang dat je de totale prestaties in de gaten blijft houden, goed luistert naar feedback van je werknemers en aanpassingen maakt waar nodig. Daarnaast is het essentieel dat je op de hoogte blijft van nieuwe technologische ontwikkelingen. Zo blijf je zo goed mogelijk bij.
Door deze 7 stappen te volgen, kun je een gestructureerde overgang maken van papieren naar digitale werkbonnen. Zo is je bedrijf voorbereid op de digitale transitie.
Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen in de overstap van papieren naar digitale werkbonnen?
Vraag vrijblijvend een demo aan. Wij nemen je binnen een half uur mee in alle ins- en outs van de PTI Planning Suite.
